Организация офисного переезда от А до Я

Офисный переезд (davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev) достаточно сложный и многоэтапный процесс, требующий тщательного подхода к планированию и организации. От того, эффективно ли будет он спланирован и реализован, во многом зависит дальнейшая работа компании на новом месте.

Статистика показывает, что в среднем офисный переезд занимает от 3 до 6 месяцев. При этом около 80% времени уходит на подготовку: поиск нового помещения, составление плана, упаковку и маркировку вещей. Непосредственно сам процесс перемещения обычно укладывается в 1-2 дня.

КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К ОФИСНОМУ ПЕРЕЕЗДУ?

1. В первую очередь необходимо определить, кто будет отвечать за организацию переезда в целом, а также назначить ответственных за отдельные участки работы — упаковку, работу с транспортом и т.д. Кстати, для облегчения нагрузки на своих сотрудников, можете заказать грузоперевозку «под ключ» у мувинговой компании, например, davay-pereedem.com/ru.
2. Составьте детальный план переезда. Он должен включать в себя все этапы — от начала подготовки до полного обустройства на новом месте. По каждому пункту плана необходимо прописать сроки и ответственных. Также важно предусмотреть возможные риски и продумать пути их минимизации.
3. Переезд — стрессовая ситуация не только для организаторов, но и для всего коллектива. Поэтому важно как можно раньше проинформировать Ваших сотрудников о готовящемся переезде, подробно объяснить причины, озвучить сроки и план действий. Это позволит снизить уровень тревожности и вовлечь коллектив в процесс.
4. Не стоит откладывать все на последний момент. Начинать упаковывать вещи, особенно те, которые не понадобятся до переезда, можно за несколько недель. Это позволит избежать авралов и минимизирует риск что-то забыть или перепутать.
5. Если есть возможность, начните подготовку нового помещения заранее. Сделайте там ремонт, если нужно, закупите необходимую новую мебель и оборудование. Составьте план расстановки — кто где будет сидеть, где чья мебель и техника.
6. В день Х важно обеспечить максимально слаженную работу всей команды. Каждый должен четко понимать свою задачу. Переезд лучше начинать рано утром, чтобы к вечеру уже основную часть вещей можно было перевезти и расставить на новых местах. Если Вы заказывали услуги грузоперевозки, убедитесь, что ничто не будет мешать работе грузчиков.

ЧТО ДЕЛАТЬ ПОСЛЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРЕЕЗДА ОФИСА?

Проведите осмотр нового офиса и настройте рабочие места: пройдитесь по кабинетам, убедитесь, что всё на месте и работает, составьте список недочетов для быстрого устранения. Организуйте помощь в распаковке и обустройстве рабочих мест для сотрудников — возможно, на первых этапах потребуется дополнительный персонал. Обновите адрес и контакты на всех площадках, уведомите клиентов и партнеров о переезде.

Проверьте работу систем и организуйте утилизацию: протестируйте телефонию, интернет и другие ключевые системы для корректной работы компании. После распаковки избавьтесь от коробок и упаковочных материалов, чтобы не загромождать пространство. Проведите для сотрудников инструктаж по новому офису, объяснив расположение кабинетов и работу коммуникаций.

Создайте комфортную атмосферу и подведите итоги: организуйте небольшое мероприятие в честь новоселья и вручите сувениры — это снизит стресс и укрепит команду. Позже, подведите итоги переезда, отметив удачные решения и выявив, что можно улучшить для будущего опыта.